Politique de confidentialité

1. À propos de cette politique

Cette politique explique comment OGS Solutions IA recueille, utilise, communique et conserve vos renseignements personnels lorsque vous visitez ogsaisolutions.com ou interagissez avec nous par les moyens décrits ci-dessous, y compris notre assistant conversationnel (chatbot) intégré au site.

Nous l'avons rédigée en langage simple, conformément aux exigences de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) du Québec et aux orientations de la Commission d'accès à l'information.

Vous trouverez un lien vers cette politique au pied de chaque page du site, à proximité de chaque formulaire de collecte de renseignements et au sein de l'interface de notre assistant conversationnel, afin que vous puissiez la consulter avant toute communication de vos renseignements.

Si une formulation vous semble ambiguë ou si vous souhaitez exercer un droit prévu par cette politique, écrivez-nous à confidentialite@ogsaisolutions.com. Nous répondons à toute demande dans un délai de 30 jours.

2. Qui nous sommes

OGS Solutions IA (la « Société », « nous », « notre ») est un nom commercial enregistré de Olivier Guilbault Savor, entrepreneur individuel établi au Québec.

Responsable de la protection des renseignements personnels : Olivier Guilbault Savor — confidentialite@ogsaisolutions.com.

3. Portée de cette politique

Cette politique s'applique aux renseignements personnels que nous recueillons en notre nom propre lorsque vous :

• Visitez le site ogsaisolutions.com ;
• Remplissez notre formulaire de contact ;
• Réservez un appel découverte au moyen de notre outil de prise de rendez-vous ;
• Interagissez avec notre assistant conversationnel présent sur le site ;
• Vous abonnez à notre infolettre (le cas échéant) ;
• Communiquez avec nous par courriel.

Cette politique ne s'applique pas aux solutions que nous concevons et exploitons pour le compte de nos clients (par exemple, agents conversationnels intégrés au site Web d'un client). Dans ce contexte, c'est le client qui détermine la finalité du traitement, et la collecte est régie par la politique de confidentialité de ce client ainsi que par une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et une entente de traitement de données spécifiques. Pour toute question concernant un déploiement client, communiquez avec l'organisation concernée.

Si vous devenez notre client, votre engagement avec nous sera régi par une entente de services et, le cas échéant, par une entente de traitement de données qui prévaudront sur la présente politique pour ce qui touche au mandat lui-même. La présente politique continue cependant de s'appliquer à votre utilisation du site Web public (formulaire, assistant conversationnel, infolettre), distinctement de votre relation client.

4. Renseignements personnels que nous recueillons

4.1 Lorsque vous visitez le site

Nous utilisons un service d'analyse Web sans témoins (cookies) qui agrège des données techniques anonymisées (page consultée, référent, type d'appareil, pays d'origine au niveau régional). Aucun identifiant unique n'est associé à votre visite, et nous ne pouvons pas vous identifier à partir de ces données.

4.2 Lorsque vous remplissez le formulaire de contact

Nous recueillons les renseignements que vous fournissez :

• Nom ;
• Adresse courriel ;
• Numéro de téléphone (facultatif) ;
• Nom de l'organisation (facultatif) ;
• Contenu de votre message.

4.3 Lorsque vous réservez un appel découverte

Notre outil de prise de rendez-vous (Cal.com) recueille votre nom, votre adresse courriel et le créneau choisi. Cal.com applique sa propre politique de confidentialité aux renseignements qu'il traite directement.

4.4 Lorsque vous nous écrivez par courriel

Nous recevons votre adresse courriel, le contenu de vos messages et toute pièce jointe que vous incluez. Veuillez noter que les courriels que vous nous adressez transitent par notre fournisseur d'acheminement courriel et notre fournisseur de boîte de réception (identifiés à la section 6) avant d'arriver dans nos systèmes. Pour toute communication contenant des renseignements sensibles, nous établirons un canal sécurisé alternatif sur demande.

4.5 Lorsque vous interagissez avec notre assistant conversationnel

Notre site comporte un assistant conversationnel propulsé par l'intelligence artificielle. Lorsque vous l'utilisez, nous recueillons :

• Le contenu textuel de votre conversation (vos messages et les réponses générées) ;
• Un identifiant de session anonyme permettant de maintenir le fil de la conversation ;
• L'horodatage de chaque échange ;
• Votre adresse IP au moment de la requête (utilisée pour la limitation de débit et la prévention d'abus, puis tronquée) ;
• Votre agent utilisateur (type de navigateur et système d'exploitation) ;
• Les renseignements de contact (nom, courriel, téléphone, organisation) que vous choisissez explicitement de fournir, par exemple si vous demandez un suivi ou souhaitez planifier un appel.

L'assistant ne demande jamais activement de renseignements sensibles. La section 12 de cette politique décrit en détail le fonctionnement de l'assistant, les fournisseurs impliqués et les précautions à prendre.

4.6 Renseignements que nous ne demandons pas

Nous ne demandons jamais de renseignements sensibles (numéro d'assurance sociale, numéro de carte de crédit, renseignements de santé, etc.) par formulaire, par courriel non chiffré ou par l'assistant conversationnel. Si vous nous transmettez de tels renseignements de votre propre initiative, nous vous demanderons de les retirer ou utiliserons un canal sécurisé, et nous procéderons à leur suppression dans nos systèmes.

4.7 Lorsque vous vous abonnez à notre infolettre (le cas échéant)

Si nous offrons une infolettre, son inscription requiert votre consentement explicite par double opt-in (confirmation par courriel). Nous recueillons alors :

• Votre adresse courriel ;
• Votre prénom (facultatif) ;
• Vos préférences linguistiques (français ou anglais) ;
• La date et le mode d'inscription, à des fins de tenue d'un registre de consentement conforme à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP).

Chaque communication contient un mécanisme de désabonnement fonctionnel, traité dans un délai maximal de 10 jours ouvrables.

5. Pourquoi nous recueillons ces renseignements

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels et nous ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'intelligence artificielle. En particulier, le contenu de vos conversations avec notre assistant n'est jamais transmis à un tiers pour l'entraînement de modèles, et nos fournisseurs d'inférence IA s'engagent contractuellement à ne pas l'utiliser à cette fin.

Nous catégorisons les renseignements que vous nous fournissez (par exemple, par industrie, par type de besoin exprimé, ou par stade de notre relation commerciale) afin de mieux répondre à vos demandes, de personnaliser nos communications et de gérer notre relation. Cette catégorisation s'appuie sur les renseignements que vous nous communiquez activement et ne sert pas à prendre de décision automatisée vous concernant au sens de l'article 12.1 de la Loi 25.

Tenue de registres de consentement. Pour chaque consentement explicite que vous nous fournissez (par exemple, abonnement à l'infolettre, demande spécifique de partage), nous conservons une trace technique comprenant la date, l'heure, le mode de consentement et la finalité visée. Ces registres sont conservés selon la durée indiquée à la section 8 et servent uniquement à démontrer la conformité.

6. Avec qui nous partageons vos renseignements

Pour fournir nos services, nous faisons appel à un nombre limité de sous-traitants techniques soigneusement sélectionnés. Voici la liste à jour :

Communication des changements de sous-traitants. Si nous remplaçons un sous-traitant par un autre dans la même catégorie de service (par exemple, changement d'outil de prise de rendez-vous) et que cela n'entraîne aucun changement de juridiction ni de catégorie de traitement, la présente politique sera mise à jour silencieusement, la nouvelle version étant horodatée. Si un changement entraîne un transfert de vos renseignements vers une nouvelle juridiction ou une nouvelle catégorie de traitement, nous publions un avis préalable sur le site au moins 30 jours avant son entrée en vigueur, sauf exigence contraire d'urgence en matière de sécurité.

Nous ne communiquons pas vos renseignements personnels à des tiers à des fins commerciales, publicitaires ou de revente.

Nous pouvons être tenus de communiquer vos renseignements à une autorité publique (Revenu Québec, ARC, tribunal, autorité réglementaire) en réponse à une obligation légale valide.

7. Transferts hors Québec

Plusieurs de nos sous-traitants techniques identifiés à la section 6 sont établis aux États-Unis : Cloudflare (hébergement et acheminement courriel), Google (boîte de réception courriel), Cal.com (prise de rendez-vous) et Anthropic (inférence d'intelligence artificielle).

L'hébergement applicatif principal (orchestration de l'assistant, base de données, journaux de conversation) est en revanche assuré par OVHcloud Canada Inc. au Québec (centre de données de Beauharnois), exploité par une entreprise dont la société mère est de droit français. Les données de conversation sont donc stockées au Québec, mais leur traitement par le modèle d'IA implique un transit transfrontalier vers les États-Unis pour la durée de l'inférence.

Conséquences pour vos droits :

• Les renseignements transférés peuvent être assujettis aux lois du pays d'accueil, lesquelles peuvent permettre l'accès par des autorités étrangères dans le cadre de procédures légales (par exemple, le CLOUD Act américain pour les fournisseurs de droit américain).
• Pour l'inférence d'IA, Anthropic s'engage contractuellement à supprimer vos messages dans une fenêtre de conservation courte (typiquement 30 jours ou moins) pour le trafic régulier, et à ne jamais les utiliser pour entraîner ses modèles. Les contenus signalés par les systèmes de confiance et de sécurité d'Anthropic peuvent être conservés plus longtemps (jusqu'à 2 ans pour les entrées et sorties, et jusqu'à 7 ans pour les scores de classification) lorsque cela est nécessaire pour faire respecter les politiques d'utilisation ou pour se conformer au droit applicable.
• Nous avons réalisé une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour ces transferts, conformément à l'article 17 de la Loi 25, et nous estimons que les renseignements bénéficient d'une protection équivalente à celle prévue par la loi québécoise, compte tenu de la nature des renseignements en cause, des obligations contractuelles imposées à nos sous-traitants et des mesures de sécurité techniques en place.

Si vous souhaitez consulter le résumé de cette évaluation, écrivez à confidentialite@ogsaisolutions.com.

À mesure que notre infrastructure évolue, nous évaluerons les fournisseurs d'inférence d'IA établis au Canada ou dans des juridictions offrant un niveau de protection équivalent à la Loi 25, afin de réduire les transferts transfrontaliers.

8. Durées de conservation

Au terme de la durée applicable, vos renseignements sont détruits ou anonymisés de façon irréversible.

Vous pouvez en tout temps demander la suppression d'une conversation antérieure avec l'assistant en écrivant à confidentialite@ogsaisolutions.com en précisant l'identifiant de session ou la date approximative.

Ces durées s'appliquent aux renseignements que nous recevons dans le cadre normal de nos activités. Tout renseignement sensible qui nous serait transmis par erreur est supprimé dès son identification, sans égard aux durées indiquées ci-dessus.

9. Vos droits

En vertu de la Loi 25, vous disposez des droits suivants :

• Droit d'accès : obtenir confirmation que nous détenons des renseignements à votre sujet et en obtenir une copie.
• Droit de rectification : faire corriger un renseignement inexact, incomplet ou équivoque.
• Droit de retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci. Le retrait du consentement n'affecte pas la licéité des traitements effectués avant ce retrait ; il prend effet pour les traitements à venir, et nous procéderons à la cessation du traitement concerné dans les meilleurs délais.
• Droit à la cessation de la diffusion ou à la désindexation : dans les conditions prévues par la loi.
• Droit à la portabilité : recevoir vos renseignements dans un format technologique structuré et couramment utilisé (en vigueur depuis septembre 2024).
• Droit de plainte : déposer une plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (cai.gouv.qc.ca).

Pour exercer un droit, écrivez à confidentialite@ogsaisolutions.com. Nous pouvons vous demander une vérification d'identité raisonnable. Nous répondons dans un délai maximal de 30 jours. Aucuns frais ne sont exigés pour les demandes ordinaires; des frais raisonnables peuvent s'appliquer pour des demandes manifestement excessives, abusives ou répétitives, conformément à la Loi 25.

10. Sécurité

Nous protégeons vos renseignements personnels par des mesures techniques et organisationnelles raisonnables, notamment :

• Chiffrement en transit (TLS 1.2 ou supérieur) pour toutes les communications avec le site et l'assistant ;
• Chiffrement au repos pour les bases de données contenant des journaux de conversation ;
• Authentification à deux facteurs sur les comptes administratifs ;
• Accès restreint aux renseignements au seul personnel ayant besoin d'en connaître (présentement, le seul accès est celui d'Olivier Guilbault Savor) ;
• Sauvegardes régulières et plan de récupération ;
• Évaluations périodiques de nos pratiques de sécurité.

En cas d'incident de confidentialité présentant un risque sérieux de préjudice, nous nous engageons à vous en aviser et à déclarer l'incident à la Commission d'accès à l'information dans les plus brefs délais et, dans la mesure du possible, dans les 72 heures suivant la prise de connaissance de l'incident, conformément à la Loi 25.

Conformément à l'article 9.1 de la Loi 25, nos services sont configurés par défaut au plus haut niveau de confidentialité, sans qu'aucune action ne soit requise de votre part.

11. Témoins (cookies) et technologies similaires

Nous n'utilisons pas de témoins de suivi sur ce site. Notre service d'analyse Web ne dépose pas de témoins de suivi ni d'identifiants persistants côté client, et ne nous permet pas d'identifier individuellement les visiteurs. Aucune bannière de consentement aux témoins n'est donc requise.

L'assistant conversationnel utilise un stockage local de session (sessionStorage) pour conserver le fil de votre conversation pendant la durée de votre visite. Cette donnée reste sur votre appareil et n'est pas transmise à des tiers. Elle est effacée à la fermeture de votre onglet de navigation.

Si nous introduisons des témoins fonctionnels ou analytiques à l'avenir, nous mettrons cette politique à jour et solliciterons votre consentement le cas échéant.

12. À propos de notre assistant conversationnel

L'assistant conversationnel intégré à notre site est propulsé par un modèle d'intelligence artificielle générative (un grand modèle de langage). Voici comment il fonctionne et ce que vous devez savoir avant de l'utiliser.

12.1 Comment il fonctionne

Lorsque vous envoyez un message à l'assistant :

1. Votre message est transmis à notre infrastructure d'orchestration hébergée au Québec ;
2. Le message, accompagné du contexte récent de la conversation, est envoyé à un fournisseur d'inférence d'IA (Anthropic, établi aux États-Unis à la date d'entrée en vigueur de cette politique) ;
3. Le fournisseur retourne une réponse générée par son modèle ;
4. Nous affichons cette réponse dans l'interface de conversation et conservons l'échange dans nos systèmes au Québec, selon la durée indiquée à la section 8.

L'assistant n'a pas accès à des renseignements personnels que vous n'auriez pas vous-même partagés au cours de la conversation.

12.2 Identification claire de l'assistant comme étant non humain et avis de confidentialité

L'interface de l'assistant indique clairement que vous interagissez avec une intelligence artificielle, et non avec une personne physique. Avant l'envoi de votre premier message, un avis de confidentialité visible vous informe que vos messages sont traités par IA et conservés selon cette politique. Un lien vers cette politique demeure accessible en tout temps depuis l'en-tête de la fenêtre de conversation. Votre interaction active avec l'assistant après la lecture de cet avis constitue votre consentement au traitement décrit dans cette politique.

12.3 Limites des réponses générées

Les réponses de l'assistant sont produites par un modèle statistique. Elles peuvent contenir des erreurs, des informations désuètes ou des affirmations qui ne reflètent pas exactement notre offre commerciale réelle. Vous ne devez pas considérer les réponses de l'assistant comme :

• Des conseils juridiques, fiscaux, comptables ou professionnels ;
• Des engagements contractuels de notre part (les engagements contractuels exigent une entente écrite signée) ;
• Des prix ou des échéanciers définitifs (ceux-ci sont confirmés par écrit dans une proposition formelle).

Pour toute information ayant une portée déterminante, nous vous invitons à valider directement avec nous par courriel ou lors d'un appel découverte.

12.4 Précautions de partage

Nous vous recommandons de ne pas partager, dans la conversation avec l'assistant :

• Des renseignements sensibles (numéro d'assurance sociale, renseignements financiers détaillés, renseignements de santé) ;
• Des secrets d'affaires ou renseignements confidentiels d'un tiers ;
• Des mots de passe ou identifiants ;
• Tout renseignement que vous ne souhaiteriez pas voir transiter par nos sous-traitants tels qu'identifiés à la section 6.

Si vous avez besoin de partager de tels renseignements pour préparer un mandat avec nous, nous établirons un canal sécurisé approprié (entente de confidentialité signée, courriel chiffré, etc.).

12.5 Prise de décision automatisée

L'assistant a pour but de vous renseigner et de faciliter votre interaction avec nous. Il ne rend pas de décisions ayant un effet juridique ou significatif vous concernant (par exemple, il n'évalue pas votre admissibilité à un service, ne fixe pas de prix de manière contraignante et ne refuse pas une demande). Si nous devions un jour utiliser un système automatisé pour rendre une décision basée exclusivement sur un traitement automatisé de renseignements personnels, nous vous en informerions au moment de la décision et vous informerions de vos droits en vertu de l'article 12.1 de la Loi 25.

12.6 Comment refuser ou se retirer

L'utilisation de l'assistant est entièrement facultative. Vous pouvez en tout temps :

• Fermer la fenêtre de conversation et utiliser plutôt notre formulaire de contact ou notre outil de prise de rendez-vous ;
• Demander la suppression de votre conversation en écrivant à confidentialite@ogsaisolutions.com.

13. Mineurs

Nos services s'adressent à des organisations et à des professionnels. Nous ne recueillons pas sciemment de renseignements personnels concernant des enfants de moins de 14 ans sans le consentement de leur titulaire de l'autorité parentale. Si vous estimez qu'un enfant nous a transmis ses renseignements sans ce consentement, écrivez-nous et nous procéderons à leur suppression.

Pour l'ensemble des renseignements personnels concernant des mineurs (de moins de 18 ans), nous appliquons les protections renforcées prévues par la Loi 25, notamment en limitant la collecte au strict nécessaire et en étant particulièrement attentifs au consentement requis.

14. Modifications à cette politique

Nous pouvons modifier cette politique pour refléter une évolution de nos pratiques, de nos sous-traitants ou du cadre légal applicable. La date de la dernière mise à jour figure en tête de la politique. Pour toute modification importante affectant l'utilisation ou le partage de vos renseignements, nous publierons un avis sur le site au moins 30 jours avant son entrée en vigueur.

15. Comment nous joindre